Der Anmeldezeitraum für die Lohnsteuer ist grundsätzlich der Kalendermonat. Die Lohnsteueranmeldung muss spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Anmeldezeitraums beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt eingereicht und die Lohnsteuer abgeführt werden. Fällt der 10. auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO).
Die tatsächliche Meldehäufigkeit richtet sich nach der im vorangegangenen Kalenderjahr abzuführenden Lohnsteuer. Maßgeblich ist dabei die Lohnsteuer des gesamten Unternehmens (nicht je Arbeitnehmer).
| Meldehäufigkeit | Vorjahres-Lohnsteuer | Anmeldezeitraum | Abgabe- und Zahlungsfrist |
|---|---|---|---|
| Monatlich | > 5.000 € | Kalendermonat | 10. des Folgemonats |
| Vierteljährlich | 1.080 € – 5.000 € | Kalendervierteljahr | 10. des auf das Quartal folgenden Monats |
| Jährlich | ≤ 1.080 € | Kalenderjahr | 10. Januar des Folgejahres |
| Quartal | Zeitraum | Abgabe- und Zahlungsfrist |
|---|---|---|
| Q1 | Januar – März | 10. April |
| Q2 | April – Juni | 10. Juli |
| Q3 | Juli – September | 10. Oktober |
| Q4 | Oktober – Dezember | 10. Januar des Folgejahres |
Schonfrist bei Überweisung: Bei Zahlung per Überweisung besteht eine dreitägige Schonfrist, innerhalb derer keine Säumniszuschläge erhoben werden. Die Schonfrist gilt nicht bei Barzahlung oder Scheck.
Zuständig ist das Betriebsstättenfinanzamt – also das Finanzamt, in dessen Bezirk sich die Betriebsstätte befindet, in der der Arbeitnehmer tätig ist (§ 41a Abs. 1 Satz 1 EStG). Die Lohnsteuer wird dort angemeldet und abgeführt – nicht beim Wohnsitzfinanzamt des Arbeitnehmers.
| Situation | Zuständiges Finanzamt |
|---|---|
| Nur eine Betriebsstätte | Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers |
| Mehrere Betriebsstätten | Finanzamt am Ort der Geschäftsleitung (Regelfall) |
| Arbeitnehmer im Homeoffice | Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers, nicht das des Arbeitnehmers |
Der Arbeitgeber hat bei jeder Lohnzahlung die Lohnsteuer für Rechnung des Arbeitnehmers einzubehalten und treuhänderisch an das Finanzamt abzuführen (§ 38 Abs. 3 EStG). Er ist Haftungsschuldner – der Arbeitnehmer bleibt Steuerschuldner.
| Pflicht | Inhalt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Einbehaltung | Lohnsteuer bei jeder Lohnzahlung einbehalten | § 38 Abs. 3 EStG |
| Anmeldung | Elektronische Lohnsteueranmeldung fristgerecht einreichen | § 41a Abs. 1 EStG |
| Abführung | Einbehaltene Lohnsteuer bis zur Fälligkeit an das FA überweisen | § 41a Abs. 1 EStG |
| Lohnkonto | Lohnkonto für jeden Arbeitnehmer führen | § 41 EStG |
| Lohnsteuerbescheinigung | Bis 28. Februar des Folgejahres elektronisch übermitteln | § 41b EStG |
Wird die Lohnsteuer nicht fristgerecht angemeldet oder abgeführt, drohen neben Verzögerungszinsen erhebliche Zuschläge und persönliche Haftung:
| Sanktion | Höhe / Berechnung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Säumniszuschlag | 1 % pro angefangenem Monat auf den auf volle 50 € abgerundeten Rückstand | § 240 AO |
| Verspätungszuschlag | Bis zu 10 % der festgesetzten Lohnsteuer, max. 25.000 € | § 152 AO |
| Nachzahlungszinsen | 1,8 % p.a. (0,15 % pro Monat) ab 15 Monate nach Entstehung | § 233a AO |
| Haftungsinanspruchnahme | Vollständige Nachhaftung des Arbeitgebers für einzubehaltende LS | § 42d EStG |
Wichtig: Die Lohnsteuer wird vom Arbeitnehmer einbehalten und treuhänderisch verwaltet. Eine Nichtabführung stellt daher eine besonders schwerwiegende Pflichtverletzung dar und kann bei Vorsatz strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen (§ 370 AO – Steuerhinterziehung).
Besondere Risiken bestehen in der Unternehmenskrise: Geschäftsführer und Vorstände können für nicht abgeführte Lohnsteuer persönlich in Haftung genommen werden, auch wenn die Gesellschaft insolvent ist.
| Konstellation | Haftungsfolge | Betroffene Personen |
|---|---|---|
| Nicht abgeführte LS (allgemein) | Haftung des Arbeitgebers | Unternehmen / Arbeitgeber (§ 42d EStG) |
| GmbH – Geschäftsführer | Persönliche Haftung bei schuldhafter Nichtabführung | GmbH-Geschäftsführer (§§ 34, 69 AO) |
| Vor Insolvenzeröffnung | LS-Rückstände werden Insolvenzforderung; GF haftet persönlich | Geschäftsführer / Vorstand |
| Nach Insolvenzantragspflicht | Pflichtenkollision (§ 15b InsO); komplex – Einzelfallbeurteilung | GF, Vorstand, ggf. Insolvenzverwalter |
| Insolvenzverwalter | Kann ebenfalls nach §§ 34, 69 AO persönlich haften | Bestellter Insolvenzverwalter |
Bei Fragen zur Haftung in der Unternehmenskrise oder Insolvenz empfiehlt sich die frühzeitige Einschaltung eines spezialisierten Steuerberaters oder Insolvenzrechtsanwalts. Dieser Bereich birgt erhebliche persönliche Haftungsrisiken.