Das Lohnkonto ist das essenzielle Dokumentationsinstrument für Arbeitgeber. Wir erläutern die gesetzlichen Grundlagen, notwendige Inhalte und die korrekte Archivierung.
Kurz beantwortet
Das Lohnkonto ist eine gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation für jeden Arbeitnehmer pro Kalenderjahr gemäß § 41 Abs. 1 EStG und § 4 LStDV. Arbeitgeber müssen es nach der letzten Lohnzahlung für sechs Jahre aufbewahren, um die korrekte Lohnsteuerermittlung bei Betriebsprüfungen nachzuweisen.
Rechtsgrundlage, Inhalte und Aufbewahrungsfristen des arbeitgeberseitigen Lohnkontos.
Das Lohnkonto ist das zentrale Dokumentationsinstrument der Entgeltabrechnung – für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr gesondert zu führen. Es bildet die Basis, auf der Lohnsteuerbescheinigungen und Betriebsprüfungen aufsetzen.
Definition
Arbeitgeber sind verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen, in dem die für den Lohnsteuerabzug notwendigen Angaben fortlaufend erfasst werden.
Gesetzliche Grundlage
Rechtsgrundlagen sind § 41 Abs. 1 EStG sowie § 4 Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV). Beide Vorschriften konkretisieren, welche Angaben im Lohnkonto zu führen sind und wie die Führung zu erfolgen hat.
Die Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG: Lohnkonten sind grundsätzlich bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die letzte im Lohnkonto eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren.
Praxisrelevanz für die Entgeltabrechnung
Das Lohnkonto erleichtert dem Finanzamt die Prüfung der korrekten Lohnsteuerermittlung und dient dem Arbeitgeber gleichzeitig als Nachweis der abgerechneten Entgelte, Bezüge und Abzüge. Typische Inhalte eines Lohnkontos sind:
persönliche Daten des Arbeitnehmers, Steuer-ID und Steuerklasse
Sozialversicherungsnummer und zuständige Krankenkasse
Abrechnungszeiträume und Bruttoentgelt
steuerpflichtige und sozialversicherungspflichtige Bezüge, einschließlich Einmalzahlungen
einbehaltene Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer
Sozialversicherungsbeiträge und resultierender Nettobetrag
In der Praxis wird das Lohnkonto heute regelmäßig automatisiert durch die Lohnabrechnungssoftware geführt – die inhaltliche Vollständigkeit bleibt jedoch in der Verantwortung des Arbeitgebers.
Typische Fehler in der Praxis
Lohnkonten werden nicht für jedes Kalenderjahr gesondert geführt
Pflichtangaben nach § 4 LStDV fehlen oder sind unvollständig
Aufbewahrungsfristen werden falsch berechnet oder Unterlagen vorzeitig gelöscht
Abweichungen zwischen Lohnkonto und tatsächlich ausgezahlten Beträgen werden nicht plausibilisiert
Checkliste: Was Arbeitgeber beachten sollten
Für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein vollständiges Lohnkonto führen
Pflichtangaben nach § 4 LStDV regelmäßig auf Vollständigkeit prüfen
Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren nach der letzten Lohnzahlung im Archivierungsprozess abbilden
Lohnkonto regelmäßig mit den tatsächlich abgerechneten Beträgen abgleichen
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Häufige Fragen
Was muss zwingend im Lohnkonto enthalten sein?
Das Lohnkonto muss alle für den Lohnsteuerabzug relevanten Daten enthalten. Dazu gehören persönliche Arbeitnehmerdaten, Steuerabzugsmerkmale, Bruttoentgelte, einbehaltene Steuern sowie Sozialversicherungsbeiträge gemäß den Vorgaben der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung.
Wie lange müssen Lohnkonten aufbewahrt werden?
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt sechs Jahre. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte im Lohnkonto eingetragene Lohnzahlung erfolgt ist.
Wer ist für die Richtigkeit des Lohnkontos verantwortlich?
Obwohl die Führung des Lohnkontos meist automatisiert durch eine Software erfolgt, trägt der Arbeitgeber die volle rechtliche Verantwortung für die Vollständigkeit und Korrektheit der Daten gegenüber dem Finanzamt.
Was passiert bei Fehlern im Lohnkonto?
Unvollständige oder fehlerhafte Lohnkonten führen bei Betriebsprüfungen zu Rückfragen des Finanzamts und können bei Unstimmigkeiten zu Nachzahlungen von Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträgen führen.
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