Das Unternehmen meldet schriftlich über den vereinbarten Kanal, dass alle Daten für den Abrechnungsmonat bereitstehen. Absender, Zeitpunkt und Monat werden dokumentiert. Die Bearbeitung beginnt nach der vereinbarten Vollständigkeitsmeldung.

Termin und Ansprechpartner abstimmen; Datum, Gesprächspartner und Absprachen dokumentieren. Besonderheiten, Ein- und Austritte, Abrechnungsgruppen und Sonderzahlungen ausdrücklich festhalten.

Neue Beschäftigte und Änderungen strukturiert bereitstellen: beispielsweise Anschrift, Bankverbindung, Arbeitszeit, Vergütung, Krankenkasse und Steuer-ID. Eingaberechte, Pflichtfelder und den für die Datenart eingerichteten Erfassungsweg beachten.

System- und Verfahrenshinweis: DATEV Personal und gegebenenfalls noch DATEV Personaldaten nach dem tatsächlichen Einrichtungs- und Umstellungsstand verwenden; die Anwendungen sind nicht gleichzusetzen.

Stunden, Zuschläge, Prämien, Einmalzahlungen, Fehlzeiten und Urlaub nach der vereinbarten Erfassungsstruktur bereitstellen. Nur freigegebene Lohnarten und zulässige Felder nutzen; Beschäftigte, Einheit und Abrechnungsmonat eindeutig zuordnen.

System- und Verfahrenshinweis: Nicht jede Datenart ist in jeder Anwendung gleich erfassbar. In DATEV Personal werden die verfügbaren Monatsdatenfelder passend konfiguriert.

Zuständigkeit für den vorgesehenen eAU-Abruf festlegen und Rückmeldungen mit den erfassten Fehlzeiten abstimmen, soweit das Verfahren anwendbar ist. Entgeltfortzahlung und gegebenenfalls Vorerkrankungen gesondert prüfen. Ein fehlender Abruf oder eine fehlende Rückmeldung ist zu klären, nicht als automatische Bestätigung zu behandeln.

Freigegebene Daten über den vorgesehenen Weg in das eingesetzte Lohnprogramm übernehmen. Personalnummern, fehlende Felder und Übernahmeprotokolle prüfen. Fehler und Hinweise vor der weiteren Verarbeitung klären.

System- und Verfahrenshinweis: DATEV beschreibt den Import aus DATEV Personaldaten für LODAS und Lohn und Gehalt (Dok. 1018408). Für Änderungen über den Bereich Mitarbeiter in DATEV Personal nennt die Produktbeschreibung den DATEV Lohnimportdatenservice. Datenquelle und Produktstand bestimmen den konkreten Weg.

Den für Anwendung und Datenart eingerichteten Importweg nutzen. Vollständigkeit, Zeitraum, Mitarbeiterzuordnung und abgewiesene Datensätze kontrollieren; Ursachen klären und erneute Übernahmen gegen unbeabsichtigte Duplikate absichern.

System- und Verfahrenshinweis: Die PDF nennt als LODAS-Muster: Datenübernahme → ASCII-Daten importieren → Abruf aus dem Rechenzentrum. Das ist kein allgemeingültiger aktueller Standard. DATEV Personal beschreibt für Monatsdaten den DATEV Lohnimportdatenservice. LODAS-Menüpfade werden nicht auf Lohn und Gehalt übertragen.

Neue Datensätze nach der Übernahme identifizieren und vollständig anhand der Schritte 3.2 bis 3.6 prüfen. Zugehörige Arbeitsverträge und sonstige Beschäftigungsunterlagen berücksichtigen und fehlende Nachweise anfordern.

Beschäftigungsmerkmale, Personengruppe, Abrechnungsgruppe, Entlohnungsform, Beschäftigungsbetrieb und organisatorische Zuordnung mit den Unterlagen abgleichen.

Den Tätigkeitsschlüssel anhand der ausgeübten Tätigkeit, des Schul- und Berufsabschlusses, einer Arbeitnehmerüberlassung und der Vertragsform prüfen. Voll- oder Teilzeit sowie Befristung berücksichtigen.

Steuer-ID und Geburtsdatum auf Vollständigkeit und Plausibilität prüfen. Eine gegebenenfalls erforderliche vorläufige steuerliche Behandlung fallbezogen beurteilen und spätere Rückmeldungen berücksichtigen. Erforderliche Korrekturen nachvollziehbar bearbeiten.

System- und Verfahrenshinweis: Keine pauschale Vorbelegung mit einer „Dummy-Steuerklasse I“: Die Voraussetzungen sind im Einzelfall zu prüfen.

Beitragsgruppen, Personengruppe, Übergangsbereich, Umlagen einschließlich U1, U2 und Insolvenzgeldumlage sowie Krankenkasse beziehungsweise Einzugsstelle prüfen. Bei Minijobs gegebenenfalls RV-Befreiungsantrag und zugehörige Dokumentation berücksichtigen.

Anmeldung beziehungsweise Abruf im eingesetzten Programm durchführen. Rückmeldungen prüfen und steuerliche Merkmale gegebenenfalls aktualisieren. Bearbeitungsstand und erforderliche Folgeschritte dokumentieren.

System- und Verfahrenshinweis: Verarbeitung und Bedienfolge richten sich nach dem Abrechnungssystem. Eine universelle manuelle Klickfolge wird nicht vorausgesetzt.

Die übernommenen Daten im eingesetzten Programm nach Personalnummer und Abrechnungszeitraum prüfen. Betroffene Beschäftigte systematisch bearbeiten; nicht nur die Gesamtsumme kontrollieren.

Die passenden Nachweise in der Personalakte beziehungsweise im vereinbarten Dokumenteneingang auffinden. Personalnummer, Dokumentart und Zeitraum eindeutig zuordnen.

Stunden, Zuschläge, Prämien, Fehlzeiten und Einmalzahlungen mit den zugehörigen Nachweisen abstimmen. Abweichungen klären und begründete Korrekturen dokumentieren.

Beschäftigten, Gültigkeits- beziehungsweise Abrechnungszeitraum und Bearbeitungsbezug nachvollziehbar festhalten. Die tatsächlichen Kennzeichnungs- und Notizmöglichkeiten der Anwendung verwenden; keine überall verfügbare Statusfunktion voraussetzen.

Personalnummer, Sachverhalt sowie gegebenenfalls Lohnart und Wert strukturiert über den vereinbarten geschützten Kanal anfordern. Rückfragen, Frist und Eingang dokumentieren; möglichst gesammelt mit der Probeabrechnung abstimmen.

System, Datenweg, Zuständigkeit, Aufbewahrung und Zugriff in der Verfahrensbeschreibung dokumentieren und auf Aktualität prüfen. Festlegen, wo die Zeitnachweise verfügbar bleiben.

System- und Verfahrenshinweis: Eine gegebenenfalls entbehrliche zusätzliche Ablage in der Personalakte bedeutet nicht, dass Zeitnachweise selbst entfallen. Ohne vorgelagertes System wird dieser besondere Prüfschritt als nicht einschlägig dokumentiert.

Die Abstimmung für alle betroffenen Personalnummern abschließen. Kontrollieren, dass kein übernommener Datensatz ungeprüft geblieben ist und Abweichungen beziehungsweise offene Nachweise nachvollziehbar behandelt sind.

Den restlichen Dokumenteneingang für diesen Abrechnungslauf bearbeiten. Abrechnungsrelevante Unterlagen von Vorgängen für spätere Monate unterscheiden und Folgeaufgaben festhalten.

Änderungen von Gehalt, Arbeitszeit, Tätigkeit und Befristung unter Beachtung des Gültigkeitszeitpunkts in das eingesetzte Programm übernehmen. Dokumente zuordnen und Auswirkungen auf den Abrechnungszeitraum prüfen.

Entgeltumwandlung oder arbeitgeberfinanzierte bAV anhand von Durchführungsweg, Versicherer, Vertragsnummer und Beträgen bearbeiten. Zutreffende steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung sowie gegebenenfalls Arbeitgeberzuschuss berücksichtigen; Vertrag zuordnen.

Überlassungsvertrag, Entgeltumwandlung, Laufzeit und jeweils zutreffende Bewertung prüfen. Abrechnungswerte erfassen und Dokumente zuordnen.

System- und Verfahrenshinweis: Die in der PDF genannte Viertel-Regelung ist keine pauschal auf jede Konstellation übertragbare Bewertung.

Angeforderte Bescheinigungen erstellen, soweit erforderlich elektronisch übermitteln und dokumentieren: beispielsweise Arbeitsbescheinigung (BEA), Entgeltbescheinigungen (EEL) für Krankengeld oder Mutterschaftsgeld und Verdienstbescheinigungen. Leistungen entsprechend der Vereinbarung erfassen.

Austrittsdatum, gegebenenfalls Abfindung, Urlaubsabgeltung und Restansprüche berücksichtigen. Erforderliche Meldungen, einschließlich DEÜV-Abmeldung, und Austrittsunterlagen prüfen; Kündigung zuordnen.

Beschluss, Rang, Gläubiger und Beträge erfassen; Unterhaltspflichten und geltende Freigrenzen berücksichtigen. Zuständigkeit und Fristen für erforderliche Erklärungen, insbesondere die Drittschuldnererklärung, klären. Bearbeitung dokumentieren; rechtliche Zweifelsfragen an befugte Beratung verweisen.

Probeabrechnung für die vereinbarten Abrechnungsgruppen erstellen. Vormonatsvergleich, Auszahlungsbeträge, SV-Tage, Ein- und Austritte sowie Fehler- und Hinweisprotokolle prüfen.

Die Probeabrechnung über den vereinbarten geschützten Übermittlungsweg bereitstellen. Rückfragen und noch fehlende Nachweise bündeln; eine Frist für Antwort und Freigabe abstimmen.

Die schriftliche Freigabe durch die zuständige Person im Unternehmen dokumentieren: Name, Datum und zugehöriger Abrechnungsstand gehören zusammen. Die Finalisierung erfolgt nach der vereinbarten Freigabe dieses Standes.

Nachgereichte Dokumente dem richtigen Beschäftigten und dem maßgeblichen Zeitraum zuordnen. Abrechnungsbezug, Eingang und Bearbeitung nachvollziehbar festhalten.

Korrekturen fachlich prüfen und einarbeiten. Bei abrechnungsrelevanten Änderungen zurück in die Bearbeitung gehen, die Probeabrechnung aktualisieren und die erforderliche Freigabe des geänderten Standes sicherstellen. Eine frühere Freigabe gilt nicht automatisch für neue Werte.

Programmspezifische Verarbeitung und jeweils geltende Melde- und Zahlungsfristen beachten. Beispiele sind Lohnsteuer-Anmeldung, Beitragsnachweise und DEÜV-Meldungen.

System- und Verfahrenshinweis: Diese Fristen hängen nicht alle von einem einzigen finalen Abrechnungstermin ab. LODAS und Lohn und Gehalt unterscheiden sich in der technischen Abrechnungsverarbeitung.

Übermittlungsstatus und Rückmeldungen des Rechenzentrums beziehungsweise der Annahmestellen kontrollieren. Fehler klären und erforderliche Nachbearbeitung samt erneutem Ergebnis dokumentieren.

Abrechnungen, Lohnjournal, Zahlungsinformationen und weitere vereinbarte Auswertungen über den eingerichteten Weg bereitstellen und auf Vollständigkeit prüfen. Dazu können Beitragsnachweise, Lohnsteuer-Anmeldung und Buchungsliste gehören.

System- und Verfahrenshinweis: In der DATEV-Umgebung: Auswertungen online Personalwirtschaft nach Einrichtung und Berechtigungen. Der konkrete Umfang richtet sich nach Programm und Vereinbarung.

Das Unternehmen über Abschluss und Bereitstellung sowie gegebenenfalls relevante Zahlungstermine informieren. Personenbezogene Auswertungen nicht als ungeschützte Anhänge versenden.

Zuordnungen, Bearbeitungsstand, offene Nachforderungen und Folgeaufgaben kontrollieren und dokumentieren. Ein leerer Posteingang allein beweist keine fachliche Vollständigkeit; zurückgestellte Vorgänge müssen nachvollziehbar bleiben.

Leistungspositionen beziehungsweise Gegenstandswerte, etwa die Anzahl der Abrechnungen, für die interne Leistungserfassung ermitteln.

System- und Verfahrenshinweis: LODAS-Muster aus der PDF: Datenweitergabe → Gegenstandswerte. Dieser Bedienweg ist mit der eingesetzten Version abzugleichen und wird nicht als identische Funktion in Lohn und Gehalt oder ADDISON behauptet.

Die ermittelten Werte in den internen Auftrag übernehmen und auf Vollständigkeit sowie richtige Zuordnung kontrollieren.

Bearbeitungszeiten des Abrechnungslaufs entsprechend der internen Organisation dokumentieren und dem Auftrag zuordnen.

Neueintritte, Austritte, Pfändungen, Bescheinigungen, Einrichtung von bAV oder Dienstradleasing, Nachberechnungen sowie Mehraufwand durch fehlende oder verspätete Daten prüfen. Eine zusätzliche Vergütung erfolgt nur entsprechend der getroffenen Vereinbarung.

Den Auftrag nach vollständiger Leistungsdokumentation organisatorisch abschließen. Offene Folgeaufgaben bleiben separat nachvollziehbar.

Rechnungspositionen im beschriebenen Musterverfahren auf „Rechnung vorschlagen“ setzen.

System- und Verfahrenshinweis: „Rechnung vorschlagen“ ist der Originalstatus der Vorlage für die interne Auftragsbearbeitung, keine allgemeine Funktion jedes Abrechnungssystems und keine Aufgabe des Mandanten.