Ab 01.01.2027 muessen alle entgelt- und SV-relevanten Unterlagen elektronisch abrufbar sein. Übergangsfristen, Inhalte, Aufbewahrungsfristen und Pruefanforderungen im Überblick.
Zuletzt aktualisiert: 29. Juni 2026 Fachlich geprüft durch Payroll-Experten
In Kürze
Fuer private Arbeitgeber besteht keine gesetzliche Pflicht, eine Personalakte als solche zu fuehren. Die Pflicht entsteht mittelbar: Seit 01.01.2022 muessen bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch gefuehrt werden. Mit Ablauf der Ubergangsfrist am 31.12.2026 wird die elektronische Bereitstellung aller entgelt- und sozialversicherungsrelevanten Dokumente fuer alle Unternehmen bindend.
Definition
Was ist die "digitale Personalakte" im rechtlichen Sinne?
Den Begriff "digitale Personalakte" kennt das Gesetz nicht. Was das Gesetz kennt, ist die Pflicht zur elektronischen Fuehrung und Aufbewahrung bestimmter Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen -- geregelt in der Beitragsverfahrensverordnung (BVV), dem SGB IV und den GoBD der Finanzverwaltung.
In der Praxis ueberschneidet sich diese Pflicht so stark mit dem Inhalt einer klassischen Personalakte, dass Fachquellen seit 2022 von einer "faktischen Pflicht zur digitalen Personalakte ab 2026/2027" sprechen. Gemeint ist immer: die Pflicht zur elektronischen Fuehrung, Aufbewahrung und jederzeitigen Abrufbarkeit entgelt- und SV-relevanter Unterlagen.
Drei Rechtsbereiche -- eine Anforderung
| Rechtsbereich | Kernquelle | Kernpflicht |
|---|---|---|
| Sozialversicherungsrecht | BVV Paragraph 8, SGB IV | Elektronische Fuehrung von Entgeltunterlagen |
| Steuerrecht | GoBD, AO | GoBD-konforme digitale Aufbewahrung lohnsteuerrelevanter Unterlagen |
| Mindestlohnrecht | MiLoG | Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht fuer Arbeitszeitnachweise |
Einordnung in der Entgeltabrechnung
Ubergangsfristen und Stichtage
01.01.2022 -- Beginn der elektronischen Pflicht
Seit dem 01.01.2022 muessen bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch gefuehrt werden. Die BVV und Verwaltungshinweise des GKV-Spitzenverbandes definieren schrittweise, welche Dokumente zwingend digital vorliegen muessen.
01.01.2022 bis 31.12.2026 -- Ubergangsfrist
In dieser Phase koennen Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen einen Befreiungsantrag beim Prufdienst der Deutschen Rentenversicherung (DRV) stellen, wenn die digitale Aufbewahrung faktisch nicht moeglich ist. Unterlagen duerfen noch in Papierform vorliegen, muessen aber geordnet und jederzeit fuer Prufer zugaenglich sein.
01.01.2027 -- Vollstaendige digitale Pflicht
Ab dem 01.01.2027 ist die elektronische Bereitstellung fuer alle Unternehmen bindend. Alle Dokumente, die fuer die Berechnung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags relevant sind, muessen digital gefuehrt und elektronisch abrufbar sein.
| Stichtag | Was gilt? |
|---|---|
| Seit 01.01.2022 | Elektronische Pflicht fuer bestimmte Entgeltunterlagen |
| Bis 31.12.2026 | Ubergangsfrist; Papier unter Bedingungen noch toleriert |
| Ab 01.01.2027 | Vollstaendige digitale Pflicht fuer alle Unternehmen |
Steuerliche Behandlung
Steuerrechtliche Anforderungen: GoBD und AO
Die Finanzverwaltung erwartet im Rahmen der Lohnsteuer-Aussenpruefung (LSt-Ap), dass lohnsteuerrelevante Unterlagen elektronisch und GoBD-konform bereitgestellt werden koennen.
Aufbewahrungsfristen
| Unterlagentyp | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Unterlagen mit Bedeutung fuer Gewinnermittlung | 10 Jahre | AO, GoBD |
| Lohnsteuerrelevante Unterlagen | 6 Jahre | AO |
| SV-Beitragsnachweise, Meldungen | 5 Jahre | SGB IV |
| Mindestlohn-Nachweise | 2 Jahre | MiLoG |
GoBD-Anforderungen
Die GoBD verlangen Revisionssicherheit (unveraenderbare Speicherung), Vollstaendigkeit, maschinelle Auswertbarkeit (z. B. GDPdU-Export aus DATEV oder ADDISON) und vollstaendige Protokollierung jeder Aenderung an archivierten Dokumenten.
Sozialversicherungsrechtliche Behandlung
Sozialversicherungsrechtliche Grundlagen: BVV und SGB IV
Paragraph 8 BVV und nachgelagerte Regelungen verpflichten Arbeitgeber, die fuer die Beitragsberechnung erforderlichen Entgeltunterlagen so zu fuehren und aufzubewahren, dass sie bei Betriebspruefungen durch den Prufdienst der DRV jederzeit elektronisch abrufbar sind.
Was muss zwingend elektronisch vorgehalten werden?
| Dokumententyp | Relevanz |
|---|---|
| Arbeitsvertraege und Nachtraege | Entgeltberechnung, SV-Beurteilung |
| Lohn- und Gehaltsabrechnungen | SV-Beitragsnachweis |
| Lohnsteuerbescheinigungen | Steuer, SV |
| Nachweise zur Versicherungspflicht/-freiheit | SV-Pruefung |
| Beitragsnachweise und SV-Meldungen | Pflichtmeldungen |
| Mindestlohn-Dokumentation (Stundennachweise) | MiLoG, SV |
| Bescheinigungen (KK, RV, AfA) | Entgeltbescheinigungen |
| Unterlagen zu SFN-Zuschlegen, Mehrarbeit | Beitragsberechnung |
Umlagen, Meldungen & Besonderheiten
Pruefungen: Anforderungen an die digitale Akte
Lohnsteuer-Aussenpruefung (Finanzamt)
Das Finanzamt fordert vollstaendige, geordnete lohnsteuerrelevante Unterlagen sowie deren GoBD-konforme digitale Bereitstellung per GDPdU-Export aus dem Lohnsystem (DATEV, ADDISON) oder aus dem DMS/Archiv. Daten muessen revisionssicher, unveraenderbar protokolliert und maschinell auswertbar bereitgestellt werden.
Rentenversicherungspruefung / DRV
Bei Betriebspruefungen durch den Prufdienst der DRV muessen Entgeltunterlagen zur SV-Berechnung, Nachweise zur Versicherungspflicht/-freiheit sowie Arbeitszeitnachweise elektronisch verfuegbar sein.
Ubermittlungswege
| Weg | Beschreibung |
|---|---|
| Direkter Systemzugriff | Prufer erhaelt Zugriff auf Lohnsystem oder DMS |
| Standardisierte Exporte | GDPdU/GoBD-Exporte aus DATEV, ADDISON |
| Elektronische Dokumente | Bereitstellung gefilterter Dokumentenlisten |
Der Prufer verlangt keinen vollstaendigen Download der Personalakte, sondern geordnete, filterbare digitale Daten. Ab 2027 ist eine analoge Bereitstellung gegenueber Pruefern nicht mehr zulaessig.
Arbeitgeberpflichten
Praxisleitfaden: Revisionssichere digitale Personalakte aufbauen
System-Architektur: zwei Ebenen
- Lohnsystem (DATEV/ADDISON): Quelle der Abrechnungsdaten, Lohnkonten, SV-Meldungen, Beitragsnachweise.
- DMS/Archiv (digitale Personalakte): Revisionssichere Ablage aller begleitenden Dokumente (Vertraege, Bescheide, Bescheinigungen, gescannte Belege).
Empfohlene Dokumentenstruktur je Mitarbeiter
- Vertragsdokumente (Arbeitsvertrag, Nachtraege)
- Entgeltabrechnungen (monatlich, sortiert nach Periode)
- SV-Unterlagen (Meldungen, Bescheide, Beitragsnachweise)
- Steuerdokumente (Lohnsteuerbescheinigungen, Freibetragsbescheide)
- Arbeitszeitnachweise (Mindestlohn-Dokumentation)
- Bescheinigungen (KK, RV, AfA, Entgeltbescheinigungen)
Revisionssicherheit sicherstellen
Ein GoBD-konformes Archivsystem muss gewaehrleisten: Unveraenderbarkeit nach Einlegen eines Dokuments, vollstaendige Protokollierung aller Zugriffe und Aenderungen, Rollentrennung (Lohnbuchhaltung, HR, Geschaeftsfuehrung) und DSGVO-Konformitaet (Loeschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist).
Ubergangsfrist aktiv nutzen
Bis 31.12.2026 bestehende Papierunterlagen GoBD-konform digitalisieren. Neue Unterlagen ab sofort ausschliesslich digital erzeugen und ablegen. DRV informieren, falls noch Befreiungsantrag gestellt wurde.
Typische Fehler in der Praxis
Typische Fehler in der Praxis
| Fehler | Beschreibung | Risiko |
|---|---|---|
| Scan ohne Revisionssicherheit | Dokumente gescannt, in normalem Ordner abgelegt -- ohne Protokollierung | GoBD-Verstoss, Dokumente im Prueffall nicht anerkannt |
| Fehlende Trennung Lohnkonto / Archiv | Alles nur im Lohnsystem, kein begleitendes DMS | Vertraege, Bescheide, Bescheinigungen nicht abrufbar |
| Ubergangsfrist als Aufschub missverstanden | Warten bis Ende 2026 mit der Umstellung | Zeitdruck, Systemwechsel unter Druck, Pruefungsrisiko |
| Unklare Zustaendigkeiten | HR und Lohnbuchhaltung nutzen getrennte Systeme ohne gemeinsame Gesamtsicht | Luecken im digitalen Bestand |
| Aufbewahrungsfristen nicht hinterlegt | Dokumente zu frueh geloescht oder ewig aufbewahrt | Datenschutzverstoesse (DSGVO) oder Verletzung der Aufbewahrungspflicht |
| Falsches Exportformat | Daten in proprietaeren Formaten bereitgestellt | GoBD nicht erfuellt, Prufer kann nicht auswerten |
Abgrenzung zu ähnlichen Beschäftigungsformen
Abgrenzung: Personalakte vs. Entgeltunterlagen-Akte
| Merkmal | Personalakte (arbeitsrechtlich) | Entgeltunterlagen-Akte (SV/steuerrechtlich) |
|---|---|---|
| Gesetzliche Pflicht | Nein (private Arbeitgeber) | Ja (ab 2027 fuer alle) |
| Inhalt | Alle arbeitgeberbezogenen Unterlagen | Entgelt- und SV-relevante Dokumente |
| Aufbewahrung | Kein einheitlicher Zeitraum | Je nach Dokumententyp 2--10 Jahre |
| Pruefungsrelevanz | Arbeitsrecht (Gerichte) | Finanzamt (LSt-Ap), DRV, GKV |
| Datenschutz | DSGVO-Auskunftsrecht des AN | DSGVO + steuer-/SV-rechtliche Bindung |
In der Praxis empfiehlt sich eine integrierte digitale Personalakte, die beide Anforderungen vereint.
Praxisbeispiele
Konkrete Berechnungsbeispiele aus der Lohnabrechnung – Stand 2026
Beispiel 1
Praxisbeispiel: Gastronomie-Betrieb mit DATEV und DMS
Gastronomiebetrieb mit 25 Mitarbeitenden, Lohnbuchhaltung in DATEV Lohn und Gehalt. Bisher: Papier-Personalakten im Schrank.
| Schritt | Massnahme | Zeitraum |
|---|---|---|
| 1 | DMS-System einfuehren | Q1 2025 |
| 2 | Bestehende Papierunterlagen GoBD-konform scannen und einlegen | Q2--Q3 2025 |
| 3 | DATEV-Export-Schnittstelle konfigurieren (GDPdU) | Q3 2025 |
| 4 | Zugriffsrechte definieren (HR, Lohnbuchhaltung, GF) | Q4 2025 |
| 5 | Ablauftest mit simulierter DRV-Pruefung | Q1 2026 |
| 6 | Befreiungsantrag bei DRV zurueckziehen | Vor 01.01.2027 |
Ab 01.01.2027 sind alle entgeltrelevanten Unterlagen in DATEV und DMS vollstaendig digital, GoBD-konform archiviert und jederzeit elektronisch abrufbar.